Städavtalet som alla glömmer — och hur man förhandlar det rätt.
Den stora besparingen ligger sällan i timpriset. Den ligger i vad som städas, hur ofta, och om specifikationen stämmer med hur lokalen används idag.
Kategorin ingen tittar på
Städ är sällan någons ansvar. Det upphandlades en gång, ofta i samband med en flytt, och sedan har det rullat. Fakturan är förutsägbar och tillräckligt liten för att aldrig hamna på någons agenda — men tillräckligt stor för att det ska märkas när den sänks.
Vi ser regelmässigt städavtal som är fem till tio år gamla och som aldrig konkurrensutsatts, trots att lokalen, personalstyrkan och behovet förändrats flera gånger under tiden.
Vad avtalet faktiskt består av
Ett städavtal är sällan en post. Det är fem, och de förhandlas olika. Att veta vilken del som är vad är förutsättningen för att kunna säga var utrymmet finns — och de flesta som förhandlar tittar bara på den första.
| Del | Vad det är | Var utrymmet finns |
|---|---|---|
| Löpande städning | Det som görs enligt schema, oftast dagligen eller några dagar i veckan | Frekvens per yta |
| Periodiskt arbete | Fönsterputs, golvvård, storstädning några gånger per år | Intervall ingen omprövat |
| Förbrukningsmaterial | Papper, tvål, påsar | Ingår ofta med påslag |
| Extraarbete | Beställningar utöver avtalet, debiteras per timme | Timpriset och vem som får beställa |
| Maskiner och utrustning | Golvmaskiner, ibland som hyra | Kontrollera att den används |
Extraarbetet är den post som växer tystast. Debiteras det per timme och kan beställas av vem som helst blir det med tiden en betydande del av totalen — utan att någon höjt ett pris.
Frekvensen är den stora spaken
De flesta försöker förhandla timpriset. Det ger sällan mer än några procent, för marginalerna i branschen är pressade och lönekostnaden är vad den är.
Den verkliga besparingen ligger nästan alltid i vad som städas hur ofta. Ett avtal skrivet när kontoret var fullt varje dag ser annorlunda ut än vad som behövs när halva styrkan arbetar hemifrån två dagar i veckan. Samma sak med ytor som byggts om, konferensrum som används sällan, eller lager som fått en annan funktion.
| Vad man ofta kan justera | Varför |
|---|---|
| Frekvens per yta | Alla ytor behöver inte städas lika ofta — konferensrum och lager sällan dagligen |
| Periodiskt arbete | Fönsterputs och golvvård ligger ofta kvar på en frekvens ingen omprövat |
| Förbrukningsmaterial | Ingår ofta med påslag och går att köpa separat |
| Ytunderlag | Avtalet bygger på en ritning som kan vara flera ombyggnationer gammal |
Be om er nuvarande städspecifikation. Många bolag har den inte, och det i sig är svaret på varför avtalet aldrig setts över — man vet helt enkelt inte vad man köper.
Ytunderlaget är avtalets fundament
Priset räknas fram ur en ytförteckning: så och så många kvadratmeter kontor, våtrum, trapphus och lager, var och en med sin frekvens och sitt kvadratmeterpris. Hela avtalet står på den förteckningen, och den bygger nästan alltid på en ritning.
Ritningen är ofta äldre än flera ombyggnationer. Ett konferensrum har blivit två kontor, en lagerdel har blivit kallförråd som knappt används, en våning har hyrts ut vidare. Ingen av de förändringarna uppdaterar ytförteckningen av sig själv, och ni betalar vidare enligt den gamla.
Att begära ut ytförteckningen och gå igenom den mot en aktuell planlösning är därför det mest konkreta ni kan göra i den här kategorin. Det kräver ingen förhandlingsvana — bara en ritning och en eftermiddag.
Kvalitet i stället för frekvens
Det finns ett annat sätt att skriva ett städavtal än att bestämma hur ofta något ska göras: att i stället bestämma vilken kvalitetsnivå som ska hållas, och låta leverantören avgöra hur den nås. Den nordiska standarden INSTA 800 gör just det — den definierar mätbara nivåer av renhet i stället för ett schema.
Fördelen är att samtalet flyttar från "hur många gånger i veckan" till "hur rent ska det vara", vilket är den fråga ni egentligen har en åsikt om. Det gör också uppföljning möjlig: en nivå går att kontrollera, medan ett schema bara går att bocka av.
Det passar inte alla. Mindre lokaler och enkla avtal blir sällan bättre av ett mer avancerat regelverk. Men för den som upplever att städningen inte håller trots att frekvensen är hög är det ofta specifikationen som är fel, inte leverantören.
Indexklausulen som höjer priset varje år
Städ är en personalintensiv tjänst, och nästan alla avtal har därför en indexklausul kopplad till löneutvecklingen. Det är i sig rimligt — leverantörens kostnader stiger faktiskt — men det får två följder värda att känna till.
Den första är att ett avtal ni aldrig rört ändå har blivit dyrare varje år. Ett "oförändrat" pris betyder inte samma pris. Den andra är att uppräkningen görs på hela avtalssumman, inklusive de ytor och den frekvens som inte längre motsvarar behovet. Ett fel i ytförteckningen växer alltså med index, år efter år.
Kontrollera vilket index avtalet följer och hur uppräkningen räknas. Har den gjorts på ett annat sätt än avtalet säger — det förekommer — är det en rättelse bakåt och inte en förhandling.
Ni behöver sällan byta leverantör
Städ är en av de kategorier där befintlig leverantör oftast matchar. De vet vad det kostar dem att förlora ett uppdrag och vad det kostar att starta upp ett nytt, och de har nästan alltid utrymme att justera när frekvensen ses över samtidigt.
Det gör kategorin ovanligt tacksam: ni får en lägre kostnad, behåller personer som kan er lokal, och slipper en uppstartsperiod.
Vad ni kan göra själva
- Begär ut städspecifikationen och ytförteckningen. Har ni dem inte är det i sig svaret på varför avtalet aldrig setts över.
- Gå igenom den yta för yta mot hur lokalen faktiskt används idag, inte hur den användes när avtalet skrevs.
- Stäm av ytunderlaget mot en aktuell planlösning. Räkna om kvadratmetrarna om det byggts om.
- Titta på det periodiska arbetet separat. Fönsterputs och golvvård ligger ofta på ett intervall ingen omprövat på år.
- Summera extraarbetet för de senaste tolv månaderna. Är det en stor post behöver ni en rutin för vem som får beställa, inte ett lägre timpris.
- Ta reda på om förbrukningsmaterial ingår och till vilket påslag. Det går ofta att köpa separat.
- Kontrollera indexklausulen och att uppräkningarna gjorts enligt den.
- Kolla uppsägningstid och förnyelsedatum — städavtal har ofta tre månaders uppsägning och tyst förlängning.
Det som är svårt att göra själv är att veta vad ett kvadratmeterpris borde ligga på för just er lokal och er frekvens. Städbranschens priser är individuella, de påverkas av lokalens utformning och läge, och en offert är svår att jämföra med en annan så länge ytförteckningarna och kvalitetskraven skiljer sig. Ni kan alltså komma långt med att rätta specifikationen — det är oftast den större delen av besparingen — men för att veta om priset är rätt krävs jämförbara offerter på samma underlag.
Betalar ni rätt?
Räkna på er potential på trettio sekunder, eller hör av er så tittar vi på era faktiska avtal. Hittar vi ingen besparing tar vi inget förhandlingsarvode.