Fyra vägar till lägre leverantörskostnader

Kort svar

Den avgörande skillnaden är inte pris utan vem som bär risken om arbetet inte ger något. Tre av fyra vägar kostar er pengar eller tid oavsett utfall.

Vi anger inga prisnivåer för de andra vägarna. Vi har inget verifierat underlag för dem, och att gissa här vore samma sak som de marknadsföringssiffror vi själva avråder från på prisguiden.

Göra det själv

Det billigaste alternativet, och för en del bolag det rätta. Ingen känner er verksamhet bättre, och ingen har starkare skäl att bry sig. Har ni en inköpsfunktion med utrymme i kalendern är det ofta här ni ska börja.

Det ni kan göra utan hjälp är mer än de flesta tror. Att lista varje avtal med förnyelsedatum och uppsägningstid, jämföra antal betalda licensplatser mot antal aktiva användare, och gå igenom en städspecifikation yta för yta — det kräver ingen extern part, bara att någon får tiden avsatt. Vår insiktssamling och ordlista finns för just det, oavsett om ni anlitar oss.

Det som är svårt att göra själva är att veta vad ni borde betala. Rabatter förhandlas individuellt och redovisas inte offentligt. Utan jämförelseunderlag går det att städa bort det ni inte använder — men inte att bedöma om resten är rimligt prissatt. Den andra svårigheten är att arbetet konkurrerar med allt annat: det som saknar deadline blir sällan gjort.

Konsult på timpris

Ni köper kompetens och tid. Uppdraget avgränsas, arvodet är känt i förväg, och ni får en erfaren person som arbetar på era villkor. För komplexa eller reglerade upphandlingar är det ofta den enda vettiga vägen, och för ren rådgivning finns sällan något bättre.

Modellen har två egenskaper värda att väga in. Den ena är att arvodet inte hänger på utfallet — hittas ingen besparing betalar ni ändå, eftersom ni köpte arbetad tid och den är utförd. Den andra är att timpris belönar tid, inte resultat. Det säger ingenting om enskilda konsulters hederlighet, men det är värt att veta vad modellen premierar.

Praktiskt betyder det också att uppdraget tar slut. En konsult som förhandlat ner ett avtal är sällan kvar för att kontrollera att det nya priset faktiskt står på fakturan nio månader senare, eller att ingen tyst förlängning smugit sig in.

Upphandlingsverktyg

Ett system för att samla avtal, följa utgifter per leverantör, driva upphandlingar strukturerat och lämna spår efter besluten. För bolag med många leverantörer och krav på ordning och spårbarhet är det ofta nödvändigt, och det gör en sak riktigt bra: det visar var pengarna går.

Den avgörande begränsningen är enkel. Ett verktyg förhandlar inte. Det visar att ni betalar 340 kronor per anställd för telefoni — men inte om det är för mycket, och det ringer inte operatören. Licensavgiften löper oavsett om någon hinner agera på det verktyget visar, och införandet kräver att någon lägger in avtalen och håller dem uppdaterade.

Det är också värt att skilja på att se en kostnad och att kunna göra något åt den. Insikt utan kapacitet att agera blir en rapport ingen läser färdigt.

Resultatbaserat — så arbetar vi

Vi tar 25 procent av verifierad besparing under första året. Hittar vi ingenting kostar det ingenting, och verifieringen sker mot en faktisk faktura efter att det nya avtalet börjat gälla — inte mot en utlovad siffra. Det gör risken vår, inte er.

Två saker skiljer modellen från de andra. Vi tar med jämförelseunderlag som ett enskilt bolag sällan kan bygga själv, eftersom vi ser samma kategorier hos många. Och vi bevakar att besparingen håller efteråt: prishöjningar som smyger tillbaka och tysta förlängningar är den vanligaste anledningen till att en förhandlad besparing försvinner inom två år.

Baksidan ni bör känna till: modellen fungerar bara om det finns något att hämta. Har ni redan förhandlat era avtal nyligen och professionellt kommer vi inte hitta tillräckligt, och då blir vår insats bortkastad för oss — men den kostar er fortfarande ingenting. Vi säger också nej till uppdrag där vi inte tror att vi kan leverera. Hela processen står steg för steg.

När ni inte ska anlita oss

Det finns fall där något av alternativen ovan är ett bättre val, och vi säger det hellre nu än efter ett möte:

• Era kostnader är direkta, inte indirekta. Vi rör inte råvaror, komponenter eller strategiska leverantörer som hänger ihop med det ni säljer. Där sitter er kärnkompetens, och den ska inte utkontrakteras.
• Ni vill äga processen själva. Vill ni bygga intern inköpsförmåga är en konsult som arbetar inifrån, eller ett verktyg ni lär er, en bättre investering än ett utfall vi levererar.
• Avtalen är nyligen och professionellt förhandlade. Då är utrymmet redan hämtat, och ingen modell i världen skapar en besparing som inte finns.
• Volymen är för liten. Under ungefär tjugo anställda är de indirekta kostnaderna oftast så små att arbetet inte bär sig — för er eller för oss.
• Ni behöver rådgivning, inte utförande. Vill ni ha någon att tänka högt med snarare än någon som driver en förhandling är timpris den rakare affären.